L’accord du salarié est-il nécessaire pour appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ?

Dans certaines professions (ouvriers du bâtiment par exemple) dans lesquelles les frais professionnels sont d’un montant important, il est possible d’appliquer à l’assiette des cotisations sociales la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). En atténuant le montant des cotisations dues, la pratique de la DFS peut impacter les droits sociaux des salariés (IJSS, retraite…). Aussi, l’accord du salarié est impératif.

Comment formaliser l’accord du salarié ?

L’employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
✓ Lorsqu’une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue
✓ Lorsque le CSE a donné son accord
✓ À défaut, lorsque le salarié a donné son accord

L’accord du salarié doit-il être renouvelé et, si oui, selon quelle périodicité ?

À défaut d’accord collectif ou du CSE l’employeur doit, pour appliquer la DFS, recueillir le consentement des salariés chaque année, par tout moyen donnant date certaine, et les informer de ses conséquences sur la validation de leurs droits sociaux.

➔ La doctrine sociale a été modifiée depuis le 1er avril 2021. Auparavant, le recueil annuel du consentement du salarié n’était pas nécessaire. Jusqu’au 31 décembre 2022, en cas de contrôle, aucun redressement ne saurait être opéré sur ce fondement, l’organisme
procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir.

Si le salarié indique vouloir bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante.

La déduction est-elle applicable lorsque le salarié est absent ?

En l’absence de frais effectivement engagés ou en cas de prise en charge ou de remboursement par l’employeur de la totalité des frais professionnels, la DFS n’est pas applicable puisque le salarié ne supporte aucun frais supplémentaire au titre de son activité professionnelle.

Pour poursuivre ce raisonnement, se pose la question de l’application de la DFS lorsque le salarié est absent. Si le texte (Art 9 de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale) ne prévoyait pas de dispositions particulières, le site internet de l’Urssaf mentionnait la position suivante :

« Bon à savoir : Lorsque le salarié est absent durant tout le mois, il n’engage aucun frais supplémentaire au titre de son activité pendant ce mois, et les conditions d’application de l’abattement ne sont alors plus réunies. La DFS ne peut donc pas être appliquée sur les sommes versées au salarié au titre du maintien de salaire. »

La doctrine sociale est désormais clarifiée :
➔ En cas d’absence partielle d‘un salarié sur un mois, l’application de la DFS n’est admise que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié ;
➔ En cas d’absence totale d’un salarié sur un mois, l’application de la DFS n’est pas admise.